2011年03月04日

Excel書類作成の達人になる為の技!わかりやすく印刷する4つのテクニック

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Excelを使ってビジネス書類を作成しても、そこで終わりではない。会議やプレゼンの配布資料として活用するなら、その後印刷の作業を行う。配布の際には、一部の情報だけを見せたり、異なるシートの表を連続して見せたりすることがある。今回は、Excelで作った書類を思い通りに印刷するテクニックを見てみよう。

■Excelで作った書類を思い通りに印刷する
Excelでビジネス書類を作成したら、そのまま印刷するだけでなく、さまざまなテクニックを駆使して思い通りに印刷してみよう。今回は、「シートの見せたい部分だけを印刷する」「セルの幅が違う表を並べて見せる」「計算結果ではなく数式や関数が見える状態にする」「複数のシートに連続したページ番号を付けて印刷する」方法を見てみよう。

●シートの見せたい部分だけを印刷する
ビジネス書類の作成中は、さまざまなデータを参照し、引用する。必要なデータをシートの中に入れ込めば作業しやすいが、部外者には見せられない情報が含まれることもある。書類をプレゼンの配付資料として活用したい時には、範囲を指定して、見せたい情報だけ印刷するようにしよう。あらかじめ印刷の範囲を指定して(画面1)、[印刷]画面を開いたら、[設定]から[選択した部分を印刷]を選択しよう(画面2)。

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画面1 ワークシートの印刷したい部分をドラッグして、範囲指定する。

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画面2 [ファイル]タブの[印刷]をクリック。[設定]では初期に[作業中のシートを印刷]が選ばれているが、ここをクリックして、[選択した部分を印刷]を選択する。

●セルの幅が違う表を並べて見せる
2つの表を並べて見せたい時に、列の幅が異なると左右に並べるしかない。上下にならべて印刷したほうが収まりがいい時には、表を別シートに作成して「リンクされた図」として貼り付ける方法を試してみよう(画面3、画面4)。リンクが保持されるので、元の表を編集すると、変更が反映される。もちろん、表示されたイメージのまま印刷することが可能だ。

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画面3 別シートに作成した表を範囲指定し、右クリックメニューから[コピー]を選択する。

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画面4 別のシートに移動。[ホーム]タブの[貼り付け]ボタンをクリックし、[リンクされた図]ボタンをクリックする。

●計算結果ではなく数式や関数が見える状態にする
表を作成すると、入力した数式や関数は表示されずに、計算結果の数値のみが表示される。印刷画面も同様の表示になるが、どのような数式で計算をしたのか明らかにする必要がある場合には、計算結果ではなく数式や関数を表示する方法がある(画面5、画面6)。そのまま印刷を実行すれば、数式や関数を印刷できる。

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画面5 [ファイル]タブの[オプション]をクリック。[詳細設定]の[計算結果の代わりに数式をセルに表示する]をチェックする。

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画面6 セルに数式が表示される。現在表示されているイメージのまま、印刷できる。

●複数のシートに連続したページ番号を付けて印刷する
通常、複数シートを印刷すると、ページ番号はシートごとに1から振られる。けれど、複数のシートに資料を作成した場合、配付資料に連続したページ番号を付けたいことがある。そのような時にはシートの範囲を選択して、まとめてページ番号を設定し、印刷を実行してみよう。

まず、[Shift]キーを押しながら、シートタブの先頭、最後の順にクリックすると、シートの範囲を選択できる(画面7)。

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画面7 [Shift]キーを押しながら、シートタブの先頭、最後の順にクリックする。

続いて、[印刷]画面から[ページ設定]ダイアログボックスの[ヘッダー/フッター]タブを開いたら(画面8)、ページの書式を設定する(画面9)。

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画面8 [ファイル]タブの[印刷]をクリック。下方にある[ページ設定]をクリックする。

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画面9 [ページ設定]ダイアログボックスの[ヘッダー/フッター]タブをクリック。[フッター]の[▼]をクリックして、[1ページ]を選択。[OK]をクリックする。

最後にプレビューを確認したら印刷を実行しよう(画面10)。

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画面10 [印刷]画面に戻ると、プレビュー表示で、連続したページ番号が設定されていることがわかる。

Excelでビジネス書類を作成した時、印刷前に一手間加えることで、情報をわかりやすく伝えられる。また、必要な情報だけ見せたり、ページ番号で書類をわかりやすく整理することも可能となる。インターネットなどを介したファイルの共有が進む一方、ビジネス会議の現場では、まだまだ資料を印刷して配布することが多い。ここで、紹介したテクニックをぜひ活用してほしい。
posted by ピッタリの家具・家電を全ての人に at 19:00| Comment(0) | エクセル 便利技 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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